想定シーン管理部長

ある会社で起きた、こんな場面

社内会議の議事録をChatGPTでまとめている社員がいると知り、管理部長は不安になった。便利なのは分かる。しかし顧客名や未公開情報を入力してよいのか、会社として契約すべきなのか、誰もルールを決めていない。全面禁止にすれば活用が止まる。自由利用にすれば情報管理が不安。『使う・使わない』ではなく、『どう使うか』を会社として決める時期に来ていた。

※実在する特定企業の事例ではなく、よくあるご相談をもとに構成した想定シーンです。

利用禁止ではなく、機密情報を守りながらAIを業務利用できるようにする

こんな状態ではありませんか

担当者や管理者が曖昧になっている
何から確認すればよいか分からない
業者や社内担当者だけでは判断しづらい

放置した場合の問題

利用禁止ではなく、機密情報を守りながらAIを業務利用できるようにする。放置すると属人化、停止、情報漏えい、余計なコストにつながる可能性があります。

放置する前に確認

この状態を放置すると

CHECK

K氏が最初に確認すること

利用サービス
入力情報
アカウント
保存設定
業務用途

K氏の判断

K氏ならどう判断するか

禁止事項だけでなく、使ってよい業務と承認ルートまで定義します。

PROCESS

対応の流れ

01利用状況確認
02リスク整理
03ルール案
04社内周知
05見直し

DELIVERABLES

想定する成果物

AI利用ルール案
社員向けガイド

BEFORE CONTACT

ご相談前に準備いただくもの

現在分かっている範囲で構いません。対象端末・サービス名・契約情報・見積書・画面のスクリーンショットなどがあれば、初回確認がスムーズです。

SELF CHECK

自社で確認から始めてもよいケース

対象範囲と担当者を整理でき、変更前の状態を記録できる場合は、社内での確認から始めても構いません。重要な権限変更やデータ移行は、必ず復旧手段を確認してから実施します。

ASK K-SHI

K氏へ相談した方がよいケース

管理者が不明、複数サービスが絡む、停止すると業務影響が大きい、セキュリティ事故につながる可能性がある場合は、変更を始める前にご相談ください。

SCOPE

月額内／別料金の境界

方針策定は月額範囲。全社研修や専用AI開発は別途。

月額契約は24時間365日の無制限作業サービスではありません。大規模な構築・移行・大量作業は、内容を確認したうえで個別にご案内します。