ある会社で起きた、こんな場面
決算前、経理担当者はクレジットカード明細に並ぶ見慣れないSaaS名を見つけた。確認すると、営業、制作、総務がそれぞれ別々にツールを契約している。同じ目的のサービスが二つあり、退職者のアカウントも残っていた。月額数千円だからと放置された契約が積み上がり、誰が管理者なのかも曖昧だ。まず“会社が何を使っているか”を一覧にするところから始めることになった。
※実在する特定企業の事例ではなく、よくあるご相談をもとに構成した想定シーンです。
OVERVIEW
この相談について
SaaSは部署単位で簡単に契約できる反面、会社全体では「何を使っているか」「誰が管理者か」「退職者が残っていないか」が見えなくなりやすい領域です。K氏は単純な解約によるコスト削減ではなく、業務依存度、保存データ、権限、契約更新日まで含めてSaaS台帳を作ります。
SITUATION
こんな状態になっていませんか
- クレジットカード明細に知らないSaaSがある
- 同じ用途のサービスを複数部署が契約している
- 退職者のアカウントやライセンスが残っている
- 管理者が個人メールアドレスになっている
- 年間契約の解約期限を把握していない
WHY
なぜこの状態が起きるのか
少額のSaaSは稟議やIT部門を通さず導入されやすく、便利さと引き換えに契約情報が分散します。利用者退職や部署変更が起きても、中央管理されていなければ権限と費用が残ります。
放置する前に確認
この状態を放置すると
この状態を放置すると、「クレジットカード明細に知らないSaaSがある」、「同じ用途のサービスを複数部署が契約している」といった状態が固定化し、管理情報が散在したままになり、更新漏れ・権限残存・重複契約などを発見しにくくなります。
CHECK
K氏が最初に確認すること
- サービス名
- 契約者
- 利用者
- 料金
- 管理者
- データ
K氏ならどう判断するか
解約によるコスト削減だけを目的にせず、業務依存度、保存データ、管理者権限、他サービスとの連携、解約後のデータ取得条件まで確認します。
SUPPORT
K氏が支援する内容
- 利用中SaaS・契約・管理者の棚卸し
- 利用者・権限・退職者アカウント確認
- 重複機能・未利用ライセンスの抽出
- データ移行を含む統廃合判断
- 更新・解約期限を含むSaaS台帳整備
PROCESS
対応の流れ
- 棚卸し
- 重複確認
- 利用状況確認
- 統廃合案
- 更新管理
DELIVERABLES
想定する成果物
- SaaS台帳
- 統廃合候補一覧
BEFORE CONTACT
ご相談前に準備いただくもの
経費・カード明細、各部署が把握しているサービス一覧、Microsoft 365やGoogle WorkspaceのSSO状況など、分かる資料から始めます。
SELF CHECK
自社で確認から始めてもよいケース
まず経費明細と各部署への聞き取りで、サービス名・管理者・月額・利用人数を一覧化するところまでは社内でも進められます。
ASK K-SHI
K氏へ相談した方がよいケース
SaaS数が10以上、顧客データを保存している、管理者が退職済み、SSOやAPI連携がある、統廃合でデータ移行が必要な場合は専門的な確認を推奨します。
SCOPE
月額内／別料金の境界
棚卸し・判断は月額範囲。大規模移行は別途。
月額契約は24時間365日の無制限作業サービスではありません。大規模な構築・移行・大量作業は、内容を確認したうえで個別にご案内します。
FAQ
この相談でよくある質問
使っていないSaaSはすぐ解約してよいですか？
保存データ、他システム連携、解約後の閲覧可否を確認してから判断します。
社員が個人カードで契約しているものも対象ですか？
業務利用している場合は対象に含め、会社契約への移行や管理方法を検討します。
SaaS管理ツールの導入が必要ですか？
数が少ないうちは台帳でも十分です。管理対象や更新頻度が増えた段階で専用ツールを検討します。