ある会社で起きた、こんな場面
突然SaaSの年間契約が自動更新され、不要になったライセンスまで一年分請求された。別のサービスは更新期限直前に担当者が気づき、慌てて稟議を回した。契約書や請求メールは各部署に散らばっている。経理部長は、IT契約を費用だけでなく更新日、解約期限、管理者、利用部門まで一つの台帳で管理する必要があると感じた。
※実在する特定企業の事例ではなく、よくあるご相談をもとに構成した想定シーンです。
OVERVIEW
この相談について
回線、Microsoft 365、SaaS、ドメイン、サーバー、保守契約などの更新時期が担当者のメールやカレンダーに散らばっていると、不要契約の自動更新や重要サービスの失効が起こります。K氏は契約名、契約者、費用、更新日、解約期限、支払方法、管理画面を一つの台帳に整理し、更新前に判断できる状態を作ります。
SITUATION
こんな状態になっていませんか
- 契約更新メールが誰に届いているか分からない
- 自動更新された後に不要なSaaSに気付く
- ドメインやサーバーの支払担当者が退職している
- 年間のIT固定費を一覧で説明できない
- 解約期限が更新日の数か月前に設定されている契約がある
WHY
なぜこの状態が起きるのか
IT契約は少額の月額サービスから回線・保守まで種類が多く、契約名義と実利用者が異なりやすいため、会計データだけでは運用責任を管理できません。
放置する前に確認
この状態を放置すると
この状態を放置すると、「契約更新メールが誰に届いているか分からない」、「自動更新された後に不要なSaaSに気付く」といった状態が固定化し、管理情報が散在したままになり、更新漏れ・権限残存・重複契約などを発見しにくくなります。
CHECK
K氏が最初に確認すること
- IT契約・SaaS・回線・保守の契約台帳作成
- 契約者・管理者・支払方法・利用部署
- 更新日・解約期限・自動更新条件の登録
- 不要契約・重複契約
- 年間IT固定費と更新予定の見える化
K氏ならどう判断するか
請求額一覧だけではなく、「止まったら何が困るか」と「解約判断をいつまでにするか」を台帳に持たせます。特にドメイン、回線、メール等は更新漏れの影響が大きいため優先管理します。
SUPPORT
K氏が支援する内容
- IT契約・SaaS・回線・保守の契約台帳作成
- 契約者・管理者・支払方法・利用部署の整理
- 更新日・解約期限・自動更新条件の登録
- 不要契約・重複契約の確認
- 年間IT固定費と更新予定の見える化
PROCESS
対応の流れ
- 状況・影響範囲の確認
- IT契約・SaaS・回線・保守の契約台帳作成
- 契約者・管理者・支払方法・利用部署の整理
- 更新日・解約期限・自動更新条件の登録
- 結果の記録と次回運用の決定
DELIVERABLES
想定する成果物
- 現状台帳・管理一覧
- 問題点と優先対応リスト
- 継続管理ルール／更新手順
BEFORE CONTACT
ご相談前に準備いただくもの
請求書、クレジットカード明細、契約メール、SaaS管理画面、現在分かっている契約一覧をご用意ください。完全でなくても構いません。
SELF CHECK
自社で確認から始めてもよいケース
契約数が少なく、更新日・管理者・解約期限を一つの台帳で継続管理できる場合は社内運用で十分です。
ASK K-SHI
K氏へ相談した方がよいケース
契約が多数ある、管理者が退職している、複数法人・拠点・カードに支払いが分散している場合は、一度全体を棚卸しする方が安全です。
SCOPE
月額内／別料金の境界
現状の棚卸し、管理台帳・権限・契約の整理、運用ルール設計、軽微な変更は月額範囲です。全社一斉作業、大規模移行、機器調達や現地工事は個別見積します。
月額契約は24時間365日の無制限作業サービスではありません。大規模な構築・移行・大量作業は、内容を確認したうえで個別にご案内します。
FAQ
この相談でよくある質問
契約がどれだけあるか分からなくても始められますか？
はい。請求・メール・管理画面など複数の手掛かりから分かる範囲を集めて台帳化します。
会計ソフトの一覧では足りませんか？
費用確認には有効ですが、管理者、利用部署、解約期限、停止時の影響など運用情報も必要です。
更新前に知らせてもらう運用もできますか？
契約条件と管理方法を整理し、期限前に判断できる運用方法を設計します。