ある会社で起きた、こんな場面
『うちにはPCが何台ある？』。経営会議で社長に聞かれ、管理部長の手が止まった。購入履歴には40台近くあるが、誰がどれを使っているか、退職者から戻った端末がどこにあるか、保証が切れたPCが何台あるかは分からない。倉庫を探すと古いノートPCが数台出てきた。IT資産を管理しているつもりでも、実際には“買った記録”しかなかった。
※実在する特定企業の事例ではなく、よくあるご相談をもとに構成した想定シーンです。
OVERVIEW
この相談について
PC台帳がない会社では、故障や更新のたびに「このPCは誰のものか」「いつ買ったか」「Windowsは何か」を一から確認することになります。K氏は、管理ソフト導入ありきではなく、まず会社が判断に使える最低限のIT資産台帳を作り、更新・廃棄・紛失時に追える状態へ整えます。
SITUATION
こんな状態になっていませんか
- PC台数を聞かれても正確に答えられない
- 購入日や保証期限が分からない
- 退職者が使っていたPCの所在が曖昧
- 古いPCと新しいPCが混在している
- Excel台帳はあるが半年以上更新されていない
WHY
なぜこの状態が起きるのか
台帳の有無より「誰が、いつ、何を更新するか」が決まっていないことが原因です。項目を増やしすぎた複雑な台帳は、更新されなくなり実態とずれていきます。
放置する前に確認
この状態を放置すると
PCの所在や利用者が分からないと、紛失・退職・故障時の確認に時間がかかり、古いOSや保証切れ端末も見落としやすくなります。買替予算も場当たり的になり、不要な端末を購入したり更新時期が一斉に重なったりします。
CHECK
K氏が最初に確認すること
- 端末名
- 利用者
- OS
- 購入日
- 保証
- 暗号化
- 更新時期
K氏ならどう判断するか
小規模企業でいきなり高価な資産管理システムを導入せず、まず管理項目と更新責任を固定します。
SUPPORT
K氏が支援する内容
- 端末・利用者・端末名の棚卸し
- OS・購入日・保証・暗号化状況の整理
- 更新対象と継続利用端末の分類
- 入社・退社・交換時の更新ルール作成
- 廃棄・返却まで追跡できる管理項目の設計
PROCESS
対応の流れ
- 現物確認
- 台帳化
- 不明端末確認
- 更新基準設定
DELIVERABLES
想定する成果物
- IT資産台帳
- 更新計画
BEFORE CONTACT
ご相談前に準備いただくもの
現在使っているPC、購入履歴、既存のExcel台帳、端末に貼られた管理番号など、分かる情報をご用意ください。資料がなくても現状から台帳項目を決められます。
SELF CHECK
自社で確認から始めてもよいケース
PC台数が少なく、利用者・購入日・OS・保証・更新時期を定期的に更新できる担当者がいる場合は、シンプルな表計算台帳から始めても十分です。
ASK K-SHI
K氏へ相談した方がよいケース
端末数が増えて所在が不明、複数拠点がある、退職・入社が多い、更新計画やセキュリティ管理にも台帳を使いたい場合は、最初に管理ルールまで設計した方が長続きします。
SCOPE
月額内／別料金の境界
台帳設計・更新は月額範囲。全社現地棚卸しや大量端末作業は別途。
月額契約は24時間365日の無制限作業サービスではありません。大規模な構築・移行・大量作業は、内容を確認したうえで個別にご案内します。
FAQ
この相談でよくある質問
Excelで管理しても大丈夫ですか？
台数や運用規模によっては十分です。重要なのはツールより、必要項目と更新責任が決まっていることです。
PC以外のスマートフォンや周辺機器も管理できますか？
必要に応じて対象へ含めます。まず業務停止や情報漏えいにつながりやすい資産から優先して整理します。
台帳を作った後も更新してもらえますか？
月額サービスでは、入退社や端末交換など日常運用と連動して台帳を更新する設計を想定しています。