ある会社で起きた、こんな場面
メールはA社、WebはB社、複合機とネットワークはC社、Microsoft 365は昔の販売店。トラブルが起きるたび『それは当社の範囲ではありません』と言われ、社長が各社へ電話する。契約書も担当者も更新時期もバラバラだ。業者が多いこと自体より、誰が何を担当し、問題時に誰が全体を判断するか決まっていないことが負担になっていた。
※実在する特定企業の事例ではなく、よくあるご相談をもとに構成した想定シーンです。
OVERVIEW
この相談について
Web制作会社、OA機器会社、通信会社、Microsoft 365販売店、広告代理店など、IT業者が増えるほど「この問題は誰に頼むのか」が曖昧になります。障害時に業者同士が責任を押し付け合う状態を避けるため、K氏が契約・担当範囲・連絡先・依存関係を整理し、会社側の窓口を一本化します。
SITUATION
こんな状態になっていませんか
- 同じ相談を複数業者へ説明している
- 障害が起きると各社から「うちではない」と言われる
- 契約更新や解約期限を誰も把握していない
- Web・回線・メール・PCの担当会社が別々
- 社長や総務が技術的な調整役になっている
WHY
なぜこの状態が起きるのか
各サービスを必要になるたびに個別契約し、全体を統括する社内責任者がいないことが原因です。業者ごとの契約は正常でも、サービス間の境界に問題が落ちると誰も対応しなくなります。
放置する前に確認
この状態を放置すると
責任範囲が曖昧なまま複数業者を使うと、障害時の切り分けに時間がかかり、同じ機能への二重投資や契約更新の見落としも起こります。経営者や総務が技術的な仲介役を続けることになり、本来業務まで圧迫します。
CHECK
K氏が最初に確認すること
- 業者名
- 契約
- 担当範囲
- 連絡先
- 更新日
- アカウント
K氏ならどう判断するか
業者を減らすことより、責任分界と一次窓口を明確にします。
SUPPORT
K氏が支援する内容
- ITベンダー・契約・連絡先の一覧化
- 各社の担当範囲と責任境界の整理
- 重複契約・抜け漏れの確認
- 問い合わせ先とエスカレーション順序の整理
- 必要に応じたベンダーとの技術的な窓口対応
PROCESS
対応の流れ
- ベンダー棚卸し
- 契約確認
- 責任分界
- 窓口整理
- 台帳化
DELIVERABLES
想定する成果物
- ベンダー台帳
- 責任分界表
BEFORE CONTACT
ご相談前に準備いただくもの
契約書、請求書、見積書、業者名、担当者連絡先など、手元にあるものだけご用意ください。どの会社が何を担当しているか分からない状態から整理できます。
SELF CHECK
自社で確認から始めてもよいケース
業者ごとの役割・契約・更新時期が一覧化され、問題発生時の切り分けを社内担当者が行える場合は現行運用でも問題ありません。
ASK K-SHI
K氏へ相談した方がよいケース
業者が3社以上に分かれ、責任範囲が曖昧、障害時に調整役がいない、提案や見積の技術的判断を社長・総務が行っている場合は、外部の統括窓口を置く効果が大きくなります。
SCOPE
月額内／別料金の境界
整理・窓口支援は月額範囲。契約交渉等は内容により別途。
月額契約は24時間365日の無制限作業サービスではありません。大規模な構築・移行・大量作業は、内容を確認したうえで個別にご案内します。
FAQ
この相談でよくある質問
既存のIT業者を変更する必要がありますか？
必ずしも変更しません。まず既存各社の得意分野と契約範囲を整理し、必要な会社はそのまま活用します。
業者との打ち合わせに同席できますか？
契約範囲や案件内容に応じて、技術要件の整理や打ち合わせ支援を行います。
見積の価格が高いかも判断できますか？
単価だけでなく、必要性、仕様、作業範囲、代替案を含めて妥当性を確認します。