ある会社で起きた、こんな場面
Google Driveを開くと『最終』『最新版』『最新版2』というフォルダがいくつもある。退職者が所有者のファイルも残り、社外への共有リンクがどこまで有効か分からない。OneDriveにも同じ資料がある。誰でも保存できる便利さが、数年かけて混乱に変わっていた。フォルダを片付けるだけでなく、所有者と共有ルールから整理し直す必要があった。
※実在する特定企業の事例ではなく、よくあるご相談をもとに構成した想定シーンです。
OVERVIEW
この相談について
Google DriveやOneDriveの共有が混乱している会社では、フォルダ名を整理するだけでは直りません。個人所有のファイル、社外共有リンク、退職者が所有するデータ、全社員が編集できるフォルダなど、所有者と権限の問題を同時に整理する必要があります。K氏は「どこに置くか」より先に「誰が管理し、誰が見られるべきか」を決めます。
SITUATION
こんな状態になっていませんか
- 同じ資料が複数フォルダに存在する
- 誰が所有者か分からないファイルがある
- 社外共有リンクが多数残っている
- 退職者の個人領域に会社データが残っている
- 全員が編集権限を持つフォルダが多い
WHY
なぜこの状態が起きるのか
クラウドストレージは簡単に共有できる反面、部署・プロジェクト・個人領域の使い分けを決めずに利用開始すると、共有権限と所有権が積み重なります。フォルダ整理だけでは根本解決しません。
放置する前に確認
この状態を放置すると
この状態を放置すると、「同じ資料が複数フォルダに存在する」、「誰が所有者か分からないファイルがある」といった状態が固定化し、管理情報が散在したままになり、更新漏れ・権限残存・重複契約などを発見しにくくなります。
CHECK
K氏が最初に確認すること
- 共有ドライブ・OneDrive・SharePoint等の利用状況確認
- 所有者不明・退職者所有ファイルの洗い出し
- 部署・プロジェクト単位の共有構造設計
- 社外共有リンクと編集権限
- 今後増やさないための命名・共有ルール作成
K氏ならどう判断するか
K氏はフォルダを先に移動しません。まず会社の共有データ、個人作業データ、社外共有データを分類し、所有者と管理者を決めます。その後に権限を整理し、退職時にも会社へ残る構造へ直します。
SUPPORT
K氏が支援する内容
- 共有ドライブ・OneDrive・SharePoint等の利用状況確認
- 所有者不明・退職者所有ファイルの洗い出し
- 部署・プロジェクト単位の共有構造設計
- 社外共有リンクと編集権限の見直し
- 今後増やさないための命名・共有ルール作成
PROCESS
対応の流れ
- 状況・影響範囲の確認
- 共有ドライブ・OneDrive・SharePoint等の利用状況確認
- 所有者不明・退職者所有ファイルの洗い出し
- 部署・プロジェクト単位の共有構造設計
- 結果の記録と次回運用の決定
DELIVERABLES
想定する成果物
- 現状台帳・管理一覧
- 問題点と優先対応リスト
- 継続管理ルール／更新手順
BEFORE CONTACT
ご相談前に準備いただくもの
利用しているGoogle WorkspaceまたはMicrosoft 365の管理者情報、代表的な共有フォルダ、困っている共有例があれば確認します。
SELF CHECK
自社で確認から始めてもよいケース
人数が少なく共有範囲が単純なら、「全社共有」「部署共有」「個人作業」の3区分を決め、不明な共有リンクから棚卸しする方法で始められます。
ASK K-SHI
K氏へ相談した方がよいケース
退職者所有データ、社外共有、複数部署、個人OneDriveとSharePointの混在などがある場合は、権限変更で業務を止めないよう段階的に整理します。
SCOPE
月額内／別料金の境界
現状の棚卸し、管理台帳・権限・契約の整理、運用ルール設計、軽微な変更は月額範囲です。全社一斉作業、大規模移行、機器調達や現地工事は個別見積します。
月額契約は24時間365日の無制限作業サービスではありません。大規模な構築・移行・大量作業は、内容を確認したうえで個別にご案内します。
FAQ
この相談でよくある質問
フォルダをきれいに並べ直せば解決しますか？
見た目だけでは不十分です。所有者、管理者、共有権限、退職時の扱いまで決める必要があります。
退職者のOneDriveデータはどうすればよいですか？
必要データを会社管理の領域へ移し、引継ぎ後にアカウント停止できる状態にします。
社外共有を全面禁止した方が安全ですか？
業務上必要なら禁止より、共有できる場所・期限・権限をルール化する方が現実的です。