ある会社で起きた、こんな場面
社内会議の議事録をChatGPTでまとめている社員がいると知り、管理部長は不安になった。便利なのは分かる。しかし顧客名や未公開情報を入力してよいのか、会社として契約すべきなのか、誰もルールを決めていない。全面禁止にすれば活用が止まる。自由利用にすれば情報管理が不安。『使う・使わない』ではなく、『どう使うか』を会社として決める時期に来ていた。
※実在する特定企業の事例ではなく、よくあるご相談をもとに構成した想定シーンです。
OVERVIEW
この相談について
ChatGPTなど生成AIの利用を全面禁止すると、社員が個人アカウントで隠れて使う状態になりかねません。一方、自由利用では顧客情報や機密情報を入力するリスクがあります。必要なのは「禁止か許可か」だけではなく、利用サービス、入力してよい情報、アカウント、確認責任、禁止用途を会社として決めることです。
SITUATION
こんな状態になっていませんか
- 社員が個人のChatGPTアカウントを業務利用している
- 顧客名や社内資料を入力してよいか判断基準がない
- 無料版と法人契約の違いが分からない
- AIの回答をそのまま顧客へ出している可能性がある
- 部署ごとにAI利用のルールが違う
WHY
なぜこの状態が起きるのか
生成AIは導入申請をしなくても社員自身が簡単に使えるため、従来のIT導入手続きより先に現場利用が始まります。会社側が何も決めない期間が長いほど、個人判断による利用が標準化してしまいます。
放置する前に確認
この状態を放置すると
この状態を放置すると、「社員が個人のChatGPTアカウントを業務利用している」、「顧客名や社内資料を入力してよいか判断基準がない」といった状態が固定化し、目的とデータ・業務設計が曖昧なままツール導入が先行し、使われない仕組みや手作業の二重化につながります。
CHECK
K氏が最初に確認すること
- 利用サービス
- 入力情報
- アカウント
- 保存設定
- 業務用途
K氏ならどう判断するか
禁止事項だけを並べるのではなく、使ってよい業務、入力してはいけない情報、利用アカウント、確認責任、例外時の承認ルートまで定義します。
SUPPORT
K氏が支援する内容
- 現在利用しているAIサービスと用途の棚卸し
- 入力禁止情報・禁止用途の整理
- 利用可能サービスとアカウント方針の決定
- 社員向けAI利用ガイドの作成
- 定期的なルール見直し方法の設計
PROCESS
対応の流れ
- 利用状況確認
- リスク整理
- ルール案
- 社内周知
- 見直し
DELIVERABLES
想定する成果物
- AI利用ルール案
- 社員向けガイド
BEFORE CONTACT
ご相談前に準備いただくもの
現在社員が利用しているAIサービス、AIを使いたい業務、取り扱う機密情報・個人情報の種類をご共有ください。利用実態が不明でも簡易アンケートから始められます。
SELF CHECK
自社で確認から始めてもよいケース
小規模企業で利用者が少ない場合は、まず「個人情報・顧客秘密を入力しない」「回答を人が確認する」など最低限の暫定ルールを経営者から明示するだけでも前進します。
ASK K-SHI
K氏へ相談した方がよいケース
顧客データ、個人情報、契約書、ソースコードなど機密性の高い情報を扱う、複数AIサービスを使う、全社導入を検討する場合は、利用規程と技術設定を合わせて設計した方が安全です。
SCOPE
月額内／別料金の境界
方針策定は月額範囲。全社研修や専用AI開発は別途。
月額契約は24時間365日の無制限作業サービスではありません。大規模な構築・移行・大量作業は、内容を確認したうえで個別にご案内します。
FAQ
この相談でよくある質問
ChatGPTを全面禁止した方が安全ではありませんか？
業務上不要なら選択肢ですが、現場が個人利用へ移る可能性もあります。利用価値がある場合は安全な範囲を明確にする方が管理しやすくなります。
利用規程だけ作れば十分ですか？
規程だけでなく、利用サービス、契約プラン、アカウント管理、社員教育を一致させることが重要です。
既存の情報セキュリティ規程へ追加できますか？
可能です。既存規程との整合を確認し、AI固有の入力情報、出力確認、著作権等の事項を追加します。