ある会社で起きた、こんな場面
突然SaaSの年間契約が自動更新され、不要になったライセンスまで一年分請求された。別のサービスは更新期限直前に担当者が気づき、慌てて稟議を回した。契約書や請求メールは各部署に散らばっている。経理部長は、IT契約を費用だけでなく更新日、解約期限、管理者、利用部門まで一つの台帳で管理する必要があると感じた。
※実在する特定企業の事例ではなく、よくあるご相談をもとに構成した想定シーンです。
解約忘れと更新漏れを防ぐ契約台帳を作る
こんな状態ではありませんか
- 担当者や管理者が曖昧になっている
- 何から確認すればよいか分からない
- 業者や社内担当者だけでは判断しづらい
放置した場合の問題
解約忘れと更新漏れを防ぐ契約台帳を作る。判断や管理が曖昧なままだと、停止・重複コスト・属人化につながります。
放置する前に確認
この状態を放置すると
解約忘れと更新漏れを防ぐ契約台帳を作る。判断や管理が曖昧なままだと、停止・重複コスト・属人化につながります。
CHECK
K氏が最初に確認すること
- 現状
- 利用者
- 契約
- 管理者
- 業務影響
K氏の判断
K氏ならどう判断するか
更新日だけでなく解約通知期限と担当責任者を記録します。
PROCESS
対応の流れ
- 01現状確認
- 02選択肢整理
- 03優先順位
- 04実施計画
- 05記録
DELIVERABLES
想定する成果物
- 判断資料
- 管理台帳または実施計画
BEFORE CONTACT
ご相談前に準備いただくもの
現在分かっている範囲で構いません。対象端末・サービス名・契約情報・見積書・画面のスクリーンショットなどがあれば、初回確認がスムーズです。
SELF CHECK
自社で確認から始めてもよいケース
対象範囲と担当者を整理でき、変更前の状態を記録できる場合は、社内での確認から始めても構いません。重要な権限変更やデータ移行は、必ず復旧手段を確認してから実施します。
ASK K-SHI
K氏へ相談した方がよいケース
管理者が不明、複数サービスが絡む、停止すると業務影響が大きい、セキュリティ事故につながる可能性がある場合は、変更を始める前にご相談ください。
SCOPE
月額内／別料金の境界
相談・判断・管理は月額範囲。構築・大量作業・制作は別途。
月額契約は24時間365日の無制限作業サービスではありません。大規模な構築・移行・大量作業は、内容を確認したうえで個別にご案内します。